GoBD-konforme Angebots- und Rechnungsarchivierung: Unveränderbarkeit, Hash-Siegel und Revisionssicherheit
Warum versendete Handelsbriefe und Rechnungen in Deutschland nicht mehr überschrieben werden dürfen und wie das GoBD-Siegel in SchaltGrid funktioniert.
Jeder Versuch, einen festgeschriebenen Datensatz nachträglich zu überschreiben oder auf Entwurf zurückzusetzen, wird vom Archiv-Kernel abgewiesen.
- Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen versendete Geschäftsbriefe und Abrechnungen unveränderbar aufbewahrt werden.
- Sobald ein Angebot in SchaltGrid den Status „Versendet“ oder „Beauftragt“ erhält, wird es mit einem kryptografischen Prüf-Hash (gobd-v1-...) festgeschrieben.
- Ein festgeschriebener Beleg kann im Firmenmodus weder gelöscht noch überschrieben werden – Änderungen erfolgen sauber über eine neue Revision (-Rev1).
Almanya GoBD vergi kuralları gereği müşteriye gönderilmiş teklif ve faturaların neden silinip üzerine yazılamayacağı ve kriptografik mühürleme sistemi.
- Almanya GoBD mevzuatına göre müşteriye gönderilen ticari teklifler ve faturalar sonradan değiştirilemez şekilde saklanmalıdır.
- SchaltGrid arşivinde bir teklif "Gönderildi (Sent)" veya "Onaylandı (Won)" durumuna alındığında gobd-v1 kriptografik özeti ile mühürlenir.
- Mühürlenen kayıt silinemez ve üzerine yazılamaz; değişiklik gerektiğinde tek tıkla -Rev1 revizyon kopyası oluşturulur.
1. Was die Finanzverwaltung unter GoBD-Unveränderbarkeit versteht
In vielen kleineren Elektrobetrieben werden Angebote in Word oder Excel geschrieben und bei Kundenänderungen einfach unter demselben Dateinamen überschrieben. Bei einer steuerlichen Außenprüfung führt diese Praxis regelmäßig zu Beanstandungen, weil die Historie zwischen ursprünglichem Angebot, Nachtrag und Schlussrechnung nicht mehr nachvollziehbar ist.
Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass einmal in den geschäftlichen Verkehr gegebene Dokumente in ihrer ursprünglichen Fassung erhalten bleiben und jede spätere Änderung als neue Version erkennbar und zeitlich protokolliert wird.
2. Technische Festschreibung im SchaltGrid Archiv
Wenn Sie ein Angebot auf schaltgrid.de archivieren, beginnt es im Status „Entwurf“. Sobald Sie das Dokument an Ihren Kunden versenden und den Status auf „Versendet“ oder „Auftrag erhalten“ setzen, berechnet das System einen deterministischen Prüf-Hash über alle Positionen, Preise und Kopfdaten.
Gleichzeitig wird das Schutzflag gobdLocked aktiviert. Weder ein versehentliches Überschreiben noch das Löschen im produktiven Mandantenmodus ist danach möglich.
3. Nahtlose Revisionskette auf Knopfdruck
Wünscht der Kunde eine Anpassung, klicken Sie im Archiv einfach auf „Revision (-Rev1)“. Das System öffnet eine editierbare Kopie mit automatisch hochgezählter Angebotsnummer, während das Originaldokument unangetastet im GoBD-Tresor verbleibt.
Jetzt im SchaltGrid Kalkulations-Cockpit live ausprobieren
Laden Sie eine fertige 400A-Hauptverteilung, 50 kVAr Kompensationsanlage oder eine GAEB-.x83-Ausschreibung und prüfen Sie DEL-Kupfer, Montagezeit und DIN 5008 PDF-Ausgabe.
